いつまであるの？FAXはなぜなくならないのか！
DXやIotが話題になり、ペーパーレス化が進んでいる
会社もあるんじゃないでしょうか？
そんな時代に社会人になったあなたからしたら、
こんなもの紙で出す必要なあるの？とか
わざわざFAXで送る理由がわからない！
とか思いませんか?
しかし、いつまでもFAXがなくならないことには理由があるんです。
それは
・とにかく紙文化
・確実に相手に届く
・セキュリティ性が高い
といった理由があります。
いわゆる
「信頼性・機密性・確実性」が高いということです。
そのため、
不便なのになぜ使っているのか？と思っている方も
この記事を読んでFAXの利点を覚えてもらえたらと思います。
↓そういえば以前こんな記事も書きました
ＦＡＸが必要な理由
FAXが必要な理由として３点あげましたが、一つ一つ解説していきたいと思います。
一つ目
・とにかく紙文化
これは、企業の昔からの習慣になってしまっている
ことや
デジタルに疎い方でも紙なら問題なく仕事できるため
とにかく紙を推奨しているということです。
しかも、印鑑を押す必要のある文書などは、
電子印鑑では認められず、
印刷する必要があることもあります。
私自身も、こんなの印刷する必要ないでしょ
と思うことが多々ありますが、
昔からの慣習などと言われてしまいます。
その程度の理由なら変えてしまえばいいのに…
とか思ったりしますが。
二つ目は
・確実に相手に届く
ということです。これは確かに重要だと思います。
仕事でメールを送った受けとってないと
言い合いになることがたまにあります。
その心配がFAXにはありません。
相手に届いていれば、相手のFAX機で印刷されているし、
届いていなければエラーになります。
そのため、
期日がギリギリなど確実に届けたい理由がある時よいものだと思います。
三つ目は
・セキュリティ性が高い
これが一番の利点ではないかと思います。
ネットワークに繋がないFAXなら、
サイバー攻撃を受けることがありません。
そのため、
機密性が高く、安心して使うことができます。
そういった理由で、
医療現場や警察など情報が漏洩したら絶対にいけないような場所で重宝されています。
私もFAXがあることは疑問だったので、
意外にもFAXには多くの利点があり、驚きました。
やはり、なかなかなくならない技術には
残る理由があるんだなと感心しました。
ＦＡＸがいらなくなり、完全なペーパーレス化になるには
しかし、いつまでもFAXばかり使っていたら、
ペーパーレス化や効率化が進みません。
そのため、必要になってくるのは、
・セキュリティ対策による機密性の向上
・メール等の連絡ツールの確実性の向上
だと思います。
セキュリティ対策については、
ウイルスソフトやネットワーク監視システムを導入してもなかなか難しいと思います。
しかし、徐々に始めていくことで、
機密性がそれほど高くない内容のものは
FAXの使用をやめてペーパーレス化が図れるかもしれません。
また、今の連絡ツールには相手が読んだか確認できる機能があります。
これを利用すれば、
FAXを使わなくても確実に相手に届けることができると思います。
なにより、いきなりFAXを廃止にする必要はなく、
できるところから始めていくことが大切だと思います。
そのため、
一会社員のあなたも声をあげてみてもいいかもしれません。
まとめ
FAXが必要な理由についてお話してきましたが、
まとめると
・とにかく紙文化
・確実に相手に届く
・セキュリティ性が高い
という利点があるためいまだに必要とされています。
ただ、今後ペーパーレス化を推進するために徐々にでも
・社内のセキュリティ対策
・メール等の連絡ツールの有効活用
を始めることで、
ペーパーレス化が進み、
無駄な資源を出さずに効率的な仕事ができるようになると思います。
あなたも、無駄と思わず会社のためを思って考えてみてはどうでしょうか。
