テレワーク需要で激戦！ファックスvsメール！！

今社会的にテレワークが必要になっていますよね。

実際、仕事が急にテレワークに変わり、

対応しなくてはならなくて困ったという人も多いでしょう。

そんなテレワークで需要が高まったのがファックスとメールですよね。

メールの方がビジネスでは使うという人も多いですが、

ファックスをまだまだ現役で使っている会社は実は多いです。

そんなファックスとメールではどのようなメリットデメリットがあるのでしょうか？

ここでは、そんなテレワーク需要で高まった、

ファックスとメールについて解説をしていきたいと思います。

FAX派の意見

会社でFAXを使っている企業は実はたくさんあります。

現時点でも80%以上の会社でFAXは使われており、特に中小企業ではまだまだFAXは現役です。

そんなFAXのメリットを紹介していきます。

・紙で見ることができる

FAXの場合は紙で書類を確認することができます。

紙で見ることは書類確認において、正確に確認することができます。

また紙ベースで書類を保管している場合には、

いちいち印刷をする手間を省くことができます。

・パソコンを起動する必要がない

FAXは自動的に受信をするので、確認をする際に新たにパソコンを起動する必要がありません。

パソコン自体も必要ないので、すぐに導入することもできます。

このようにFAXはいまだに使われていることもあって、メリットも大きいです。

FAX派からするとこのようなメリットは大きいです。

ただ逆にデメリットとしては以下のようなことが挙げられます。

・手順が煩雑になる

紙ベースで保管をすると場所も取りますし、調べるのにも時間がかかります。

結局スキャンをして保存をするのならデータベースの方が楽だったりします。

・その場所でしか確認できない

FAXですと、そのFAX機にしか書類が飛ばないので、その場所に行かなくてはなりません。

いつでもどこでも確認をすることができないばかりか、

せっかくテレワークをしているのにFAXのために出社なんていう問題も起きています。

メール派の意見

仕事でもプライベートでもメールを使っている人は多いです。

メールの利点としては以下のことが挙げれます。

・どこでも利用可能

メールでしたら世界中どこでもいつでも確認が可能ですし、

スマホもあれば送信をすることができます。

・即時性がある

メールでしたら送信をしたらほぼタイムラグなしに送ることができます。

また見るときも同様ですし、ログインをすればいつでも見ることができます。

・一斉に送ることができる

メールでしたら、一斉送信も可能です。

なので一度に何百人もの相手にも送信することができます。

・データを添付できる

画像や書類をデータとして限度はありますが添付をすることができます。

そしてもともとデータですので、保管にも楽ですね。

このようにメールにはメリットは多く、特にテレワークとの相性は良いでしょう。

しかし、メールにもデメリットは以下のようなデメリットがあります。

・見落としやすい

メールは一度にたくさんをやりとりすることも多く、

受け手もたくさんもらうので、見落としてしまうことも多いです。

・セキュリティに落ち度が出やすい

大切なやり取りのメールを誤って消去してしまったり、

逆に大切な情報をご送信するなどのセキュリティ面で落ち度が出ることもあります。

このようにメールにはデメリットはありますが、

総じてテレワークにはメールの方が向いていると言えるでしょう。

ただFAXを使っている会社も多いので、どちらがいいというわけではなく、

うまくFAXとメールの良いところを使うようにしましょう。

 

ケースバイケースで使い分けよう!

FAXとメールにはどちらもメリットデメリットがあります。

ただテレワークにおいてはやはりメールの方がメリットは大きく、導入もしやすいでしょう。

ただFAXを使っている会社はいまだに多く、

どちらを使うというよりはうまく両方の良いところを使うようにしましょう。

ぜひFAXとメールの良いところを活用して、うまくテレワークを進めるようにしてくださいね！